Wenn ich Teilnehmer frage, speziell wenn es sich um Führungskräfte oder Personen mit größerer fachlicher Verantwortung handelt, was sehr viel Zeit kostet, dann ist eine der häufigsten Antworten: Die Vielzahl der Meetings.

Sie kennen sicher Beispiele von Meetings, die sehr produktiv waren. Sie kennen sicher auch eine ganze Menge Gegenbeispiele.

Ich möchte Ihnen fünf Empfehlungen zum Thema Meetings mitgeben (zwei davon heute und die anderen drei zu einem späteren Zeitpunkt).

Die erste – sehr grundlegende – Empfehlung lautet: Sehen Sie zu, dass es eine Agenda gibt, die vorab verteilt wird. Wenn Sie derjenige sind, der das Meeting organisiert, dann haben Sie es in der Hand. Wenn Sie nicht der Organisierende sind, dann können Sie dennoch um die Agenda bitten. Ich mache das oft, beispielsweise indem ich sage: „Vielen Dank für die Einladung. Könnten Sie mir bitte die Agenda rüberschicken, damit ich mich vorbereiten kann.“ Dann kommt entweder eine Antwort der Art: „Kein Problem, schicke ich Ihnen gleich rüber.“ Oder der Gesprächspartner zögert und fragt, ob es mir auch bis in ein paar Tagen reicht. Auch das ist eine Information – nämlich dass es wohl bis jetzt keine großen Gedanken zum Inhalt oder Ablauf gibt. Bisher habe ich noch nie die Antwort erhalten: „Herr Davis, wir treffen uns einfach mal so für zwei Stunden, ich weiß auch noch nicht was dann passieren soll.“ Wenn tatsächlich keine Agenda (trotz Bitte hierum) kommt, dann sage ich es manchmal ab und manchmal schicke ich einen Vorschlag mit beispielsweise fünf groben Agendapunkten. Meistens bilden diese Punkte dann später den Inhalt und die Struktur des Meetings. Das finde ich völlig in Ordnung: Immerhin sind dann alle Punkte, die ich besprechen möchte, dabei. Punkte, die ich nicht für wichtig halte, sind nicht drauf.

Die zweite Empfehlung lautet: Sofern nicht alle Personen für jeden Agendapunkt gebraucht werden (dies ist bei der Mehrzahl der Meetings der Fall), dann sorgen Sie für eine Reihenfolge der Agendapunkte, die „personen- oder personengruppenspezifisch“ ist. Sehr oft wird eine bestimmte Person oder eine andere Teilmenge der Gruppe (beispielsweise die Vertreter einer Abteilung) nicht für alle Punkte benötigt. Es gibt in den meisten Organisationen die unausgesprochene Regel, dass man – wenn man am Meeting teilnimmt – von Anfang bis Ende dabei sein muss. Begründet wird dies oft damit, dass die Punkte ja doch interessant oder relevant sein könnten. Wenn wir dieses Argument ernst nähmen, dann müsste jeder Mitarbeiter eines Unternehmens an jedem Meeting teilnehmen – es kann ja immer irgendetwas Interessantes oder Relevantes dabei sein. Wie hoch wäre die Produktivität dann? In den meisten Organisationen kann die Zeit, die Menschen in Meetings verbringen, um zehn bis 20 Prozent reduziert werden, allein indem man diese zumeist unsinnige Regel (jeder muss von Anfang bis Ende dabei sein) aufweicht.