Head of Office Operations (m/w)

Wir bieten ab Oktober 2014 eine Vollzeitstelle.

Für unseren Standort in Berlin suchen wir einen talentierten, flexiblen und tatkräftigen Head of Office Operations (m/w), der für das Büromanagement, HR und die interne Kommunikation zuständig ist. Du wirst Teil eines schnell wachsenden Internet Start-Ups in einer der attraktivsten Städte Europas. Wir suchen eine Person, die einen Sinn dafür hat, die Dinge einfach und produktiv zu halten – jemanden, der sicherstellt, dass alles seine Ordnung hat und dass alle Weichen für eine Maximierung des Unternehmenserfolgs gestellt sind.

Deine Aufgaben:

Du wirst direkt an die Geschäftsführung berichten und alles was mit dem Büro zu tun hat, verantworten. Du wirst für die Organisation und Implementierung aller täglich anfallenden administrativen Funktionen und Aktivitäten zuständig sein. Auch Personaleinstellungsverfahren und HR Management werden zu deinen Aufgaben gehören. Du wirst einen Praktikanten anlernen, der dich bei deinen Aufgaben unterstützt und es gibt eine Option, künftig einen Office Assistenten einzustellen. Zu deinen Aufgaben und Verantwortlichkeiten gehören:

  • Sei das Herz und die Seele des Unternehmens, Ansprechpartner für alle Mitarbeiterbedürfnisse, unterstütze den Teamgeist und die Unternehmenskultur.
  • Stelle sicher, dass die Bürobedingungen und -einrichtung in optimalem Zustands sind.
  • Kümmere dich um das Bestandsmanagement aller Büromittel.
  • Repräsentiere iversity bei der Begrüßung von Gästen, der Beantwortung unseres Telefons, und erledige den offiziellen Schriftverkehr.
  • Verwalte und verbessere unser Einstellungsverfahren (Ausschreiben von Jobanzeigen, Vorauswahl der Bewerbungen, Übernahme der Mitarbeitereinarbeitung, Assistenz bei Übersiedlung) und präsentiere iversity als einen attraktiven Arbeitgeber.
  • Organisiere und verbessere unser HR-Management (Vergütung, Beurteilungen und Würdigungen, Weiterbildungen und persönliche Entwicklung).
  • Organisiere Mitarbeiterevents, unterstütze durch Koordination und Ausführung von anderen Events, Organisation von Dienstreisen und anderer administrativen Assistenz.
  • Unterstütze die Geschäftsführer bei der Erstellung von monatlichen Managementreporten und Dokumenten für u.a. Investoren.
  • Überwache rechtliche Angelegenheiten, das Vertragsmanagement und die Dokumentation verschiedener Vorgänge.
  • Und andere tägliche Überraschungsaufgaben. ;-)

Dein Profil:

Der perfekte Kandidat ist detail- und prozessorientiert, behält einen kühlen Kopf, wenn viele Dinge gleichzeitig anfallen, und kümmert sich mit vollem Stolz um unser Büro und unsere MitarbeiterInnen (momentan 30+). Du solltest einen hohen Eigenantrieb besitzen, selbstständig arbeiten, ein Gespür für die vielen kleinen Dinge haben, die oft übersehen werden und ein Kommunikationstalent sein, das ständig bestrebt ist, effizientere Arbeit zu ermöglichen.

  • 2+ Jahre Office-Management- und Verwaltungserfahrung im Start-Up-Umfeld ist ein großes Plus.
  • Ausgezeichnetes Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich) sind Voraussetzung.
  • Erfahrung mit Personalbeschaffung und -management ist wünschenswert.
  • Erfahrung mit Gesellschaftsrecht ist wünschenswert.
  • Grundwissen in Buchhaltung und Erfahrung in der Vorbereitung von betrieblichen Präsentationen und Management Reports sind wünschenswert.
  • Verlangen, die MitarbeiterInnen zu unterstützen und zusätzliche Aufgaben zu übernehmen, um iversity bei seinem Wachstum zu helfen.
  • Hoher Grad an Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten; Fähigkeit, Projekte selbstständig, erfolgreich und fristgerecht zu erledigen.
  • Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit, optimistische, freundliche Ausstrahlung und hoher Grad an Professionalität.
  • Flexible Herangehensweise bei sich kontinuierlich ändernden Prioritäten, Bedürfnissen, Stilen und Problemen, wenn nicht mit einem Lächeln, dann wenigstens ohne Zornausbrüche. ;-)

Wir...

  • sind ein Unternehmen mit globaler Ausrichtung und einem internationalen, interdisziplinären und enthusiastischen Team.
  • bieten spannende Einblicke, die man nur in einem rasanten, rasch wachsenden Internet Start-Up gewinnen kann.
  • bieten ein attraktives Arbeitsumfeld und die Möglichkeit, dich neuen Herausforderungen zu stellen und Erfahrungen zu sammeln, die dich ein Leben lang begleiten.
  • ermöglichen es dir, mit dem Unternehmen zu wachsen, bieten dir dir eine Perspektive, mehr Verantwortung zu übernehmen und in einem künftigen Szenario ein kleines eigenes Team zu leiten.
  • bieten ein attraktives Gehalt.

Wie du dich bewirbst:

Sende deine vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben inklusive deiner Gehaltsvorstellung, Lebenslauf und Zeugnisse) in einer PDF-Datei mit dem Stichwort “Head of Office Operations“ an Julia Bader, jobs@iversity.org.